Huishoudelijk reglement
Huishoudelijk reglement Adviesraad Sociaal Domein Goeree-Overflakkee vastgesteld d.d. 22 april 2025
Artikel 1 Begripsbepalingen.
Verordening: de Verordening Adviesraad Sociaal Domein Goeree-Overflakkee, zoals, die is ingesteld door de raad van de gemeente Goeree-Overflakkee op 30 januari 2025.
Adviesraad “ASDGO”: de Adviesraad Sociaal Domein, ingesteld op grond van de Verordening.
Dagelijks Bestuur “DB”: Dagelijks Bestuur van de Adviesraad.
Leden: personen benoemd op grond van de Verordening.
Technisch Overleg: het formele overleg tussen de gemeente en de Adviesraad Sociaal Domein op grond van de Verordening.
Artikel 2 Samenhang met de Verordening.
De bepalingen uit het Huishoudelijk Reglement moeten in samenhang worden gezien met de Verordening. Indien blijkt dat het reglement strijdig is met de Verordening, prevaleert de Verordening.
Artikel 3 Naam.
De Adviesraad draagt de naam: Adviesraad Sociaal Domein Goeree-Overflakkee.
Artikel 4 Samenstelling.
Zij bestaat uit maximaal 13 leden en een onafhankelijke voorzitter.
Artikel 5 Adviesraadvergadering.
1. De Adviesraad vergadert minimaal vier keer en maximaal acht keer per jaar.
2. Het Dagelijks Bestuur vergadert ter voorbereiding van de vergadering van de Adviesraad en het Technisch Overleg met de gemeente. Bij deze beide vormen van overleg is naast het Dagelijks Bestuur één of naar behoefte meerdere leden van de Adviesraad aanwezig.
3. Leden van de Adviesraad kunnen het Dagelijks Bestuur verzoeken een punt op de agenda te plaatsen.
4. De Adviesraad kan bepaalde personen, vanwege hun deskundigheid op een bepaald terrein, verzoeken de vergadering bij te wonen als adviseur. De adviseur heeft geen stemrecht in de vergadering van de Adviesraad.
Artikel 6 Quorum.
1.Een vergadering van de Adviesraad wordt niet gehouden als minder dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van de Adviesraad aanwezig is.
2. Indien een vergadering, op grond van het bepaalde in het eerste lid, niet doorgaat, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven. Deze vindt uiterlijk plaats in de derde week na de afgelaste vergadering. Deze vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal aanwezige leden.
3. Besluiten in de vergadering van de Adviesraad worden genomen bij mondelinge stemming en bij gewone meerderheid van stemmen. De voorzitter heeft geen stemrecht.
4. Wanneer de stemmen staken wordt het voorstel in de eerstvolgende bijeenkomst opnieuw ingeleid en in stemming gebracht. Staken de stemmen opnieuw, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
5.Verkiezing van personen geschiedt schriftelijk. Als er bij een stemming van personen geen meerderheid wordt verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen de personen met de meeste stemmen. Indien de stemmen dan staken, beslist het lot.
6. Bij wijziging van het Huishoudelijk Reglement zijn artikel 5, lid 3 en 4 van toepassing.
Artikel 7 Openbaarheid.
1. De vergadering van de Adviesraad is openbaar. De Adviesraad kan op voorstel van het Dagelijks Bestuur besluiten (een gedeelte van) de vergadering van de Adviesraad achter gesloten deuren te houden.
2. Plaats, tijd en agenda van de vergadering van de Adviesraad worden tenminste een week voor aanvang van de vergadering op de website van de Adviesraad en Facebook geplaatst, ter kennis van de lokale media gebracht en aan de gemeente meegedeeld. De gemeente kan deze aankondiging meenemen in hun mededelingen in de lokale pers.
3. Tot een half uur voor de vergadering van de Adviesraad kunnen insprekers zich melden bij de voorzitter of via de website. De voorzitter beslist of, en zo ja, hoe lang de inspreker het woord mag voeren. Weigering gebeurt schriftelijk of mondeling en gemotiveerd.
Artikel 8 Samenstelling van het dagelijks bestuur.
1. De voorzitter is als onafhankelijk benoemd door de gemeente en heeft geen stemrecht.
2. De Adviesraad kiest uit haar midden ten minste een secretaris, een penningmeester en een algemeen adjunct.
3. De bij 2 genoemde personen vormen samen met de voorzitter, het Dagelijks Bestuur.
4. De leden van het Dagelijks Bestuur worden benoemd voor een periode van 4 jaar, waarna ze voor een volgende periode van 4 jaar herbenoembaar zijn.
5. De benoeming eindigt in ieder geval bij het einde van het lidmaatschap van de Adviesraad.
6. De leden van het Dagelijks Bestuur kunnen tussentijds aftreden. De functie wordt dan waargenomen door de adjunct
7. De Adviesraad kan plaatsvervangers aanwijzen voor de functies van secretaris, penningmeester en adjunct.
8. De Adviesraad kan bij slecht functioneren van een lid van het Dagelijks Bestuur gemotiveerd besluiten om diens functie te doen beëindigen. In het geval van de voorzitter zal ze deze bij slecht functioneren, eveneens gemotiveerd, voor ontslag worden voorgedragen aan de gemeente.
Artikel 9 Vergaderingen van het Dagelijks Bestuur.
Het Dagelijks Bestuur vergadert zo dikwijls als het dit nodig vindt. Het vergadert in ieder geval vóór een vergadering van de Adviesraad en het Technisch Overleg met het doel deze vergaderingen voor te bereiden
Artikel 10 Taken van het Dagelijks Bestuur.
1. Het Dagelijks Bestuur roept regelmatig, maar tenminste viermaal en maximaal acht keer per kalenderjaar, de leden van de Adviesraad in vergadering bijeen.
2. Behoudens spoedeisende gevallen, zulks ter beoordeling van het Dagelijks Bestuur, zal de oproep via de beschikbare communicatiemiddelen tenminste 8 dagen voor de vergadering worden toegezonden met een agenda met, zo nodig, een toelichting op de onderwerpen, die zullen worden behandeld.
3. In spoedeisende gevallen legt het Dagelijks Bestuur de leden per Whatsapp, e-mail of telefonisch haar opvattingen voor en neemt een besluit, rekening houdend met de consultatie. Het besluit wordt in de eerstvolgende vergadering van de Adviesraad geagendeerd en verantwoord.
4. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor het uitvoeren van de besluiten van de Adviesraad.
5. Dagelijks bestuur stuurt de stukken naar de webbeheerder om de website up to date te houden.
6. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een activiteitenplan op, dat uiterlijk in de maand december van elk kalenderjaar voor behandeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de Adviesraad.
Artikel 11. Taken van de voorzitter.
1. De voorzitter zit de vergaderingen van de Adviesraad en het DB voor.
2. De voorzitter vertegenwoordigt de Adviesraad naar buiten, in regionale overlegorganen en in rechte.
Artikel 12. Taken van de secretaris.
1. De secretaris bereidt de vergaderingen van de Adviesraad voor.
2. De secretaris verzorgt de oproep en de agenda, na overleg met de voorzitter.
3. De notulen van de vergadering van de Adviesraad worden opgemaakt door de secretaris of door een lid of door een daartoe te benoemen derde, die geen lid is van de Adviesraad.
4. De secretaris stuurt het verslag van de vergadering van de Adviesraad binnen drie weken na de vergadering toe aan de leden. De leden geven binnen 14 dagen na ontvangst hun reactie op de notulen welke dan, zo nodig, aangepast kunnen worden.
5. De secretaris tekent de stukken, die namens de Adviesraad worden verzonden.
6. De secretaris verzorgt de inkomende en uitgaande stukken van de Adviesraad en beheert het archief.
7. De secretaris stelt jaarlijks na afloop van het kalenderjaar het jaarverslag op.
Artikel 13. Taken van de penningmeester.
1. De penningmeester beheert de financiële middelen van de Adviesraad. Deze middelen worden beschikbaar gesteld door de gemeente op een op naam van de gemeente geopende bankrekening. De gemeente ontvangt dagafschriften van alle mutaties van deze rekening.
2. De penningmeester verzorgt de boekhouding van de Adviesraad en de archivering daarvan.
3. De penningmeester is bevoegd tot het doen van uitgaven of het aangaan van verplichtingen binnen de door de Adviesraad goedgekeurde begroting.
4. De penningmeester stelt jaarlijks voor het volgende kalenderjaar, uiterlijk in de maand december een begroting op en legt deze ter goedkeuring voor aan de Adviesraad.
5. De penningmeester stelt jaarlijks na afloop van het kalenderjaar een financieel verslag op.
6. De Adviesraad benoemt uit haar midden een kascontrolecommissie, die uiterlijk in de maand april de staat van inkomsten en uitgaven op hun doelmatigheid en correctheid controleert. De kascontrolecommissie bestaat uit twee personen en een reserve lid. Elk jaar treedt één van de leden na gedane kascontrole af en wordt vervangen door het reserve lid. Jaarlijks wordt een nieuw reserve lid benoemd.
Artikel 14. Taken van de Algemeen Adjunct.
1. Bij afwezigheid of ontstentenis van een lid van het dagelijks bestuur, treedt de algemeen adjunct op als diens plaatsvervanger en neemt diens taken waar.
Artikel 15. Vergoedingen.
1. De leden van de Adviesraad ontvangen een presentiegeld per bijgewoonde vergadering. Voor het bijwonen van een vergadering van het dagelijks bestuur en/of het zo genoemde Technisch Overleg ontvangt men eveneens een vergoeding.
2. Voor elke bijgewoonde vergadering waar men namens of vanwege de Adviesraad aanwezig is, kan door het lid van de Adviesraad een kilometervergoeding worden gedeclareerd, zoals deze bij de gemeenten geldt.
3. De vergoedingen worden, indien wenselijk, jaarlijks vastgesteld in de december vergadering.
Artikel 16. Werkwijze van de Adviesraad.
1. De Adviesraad houdt zich op de hoogte van relevante zaken door het onderhouden van contacten met (groepen uit) de bevolking.
2. De Adviesraad verzorgt zo nodig voorlichting en publiciteit rond relevante onderwerpen.
3. De Adviesraad brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Goeree-Overflakkee en aan de gemeenteraad van deze gemeente. Ieder lid, wordt uitgenodigd om bij te dragen aan de op te stellen adviezen De steller van het advies verzamelt de uitgebrachte commentaren en maakt hier een samenhangend geheel van. Na vaststelling in de Adviesraad verstuurt hij deze naar B&W en laat het op de website van de Adviesraad plaatsen.
4. De Adviesraad monitort het vervolg en evalueert het effect van de uitgebrachte adviezen.
Artikel 17 Vergaderdiscipline.
1. Bij aanvang van de vergadering geeft de voorzitter de aard van de vergadering aan en gaat na, in geval van stemming, hoeveel stemmen aanwezig zijn. Er wordt vergaderd aan de hand van een van tevoren opgestelde agenda.
2. Een centraal element in het voorzitterschap is de ordehandhaving in de vergadering.
3. De orde in een vergadering kan worden verstoord door toehoorders, maar ook door een adviesraadslid.
a. In het eerste geval is de voorzitter bevoegd deze ordeverstoorders en zo nodig andere toehoorders uit de vergadering te verwijderen.
b. De voorzitter is tevens bevoegd een adviesraadslid dat de orde verstoort, het woord te ontnemen, zijn inbreng in het verslag te schrappen en het adviesraadslid zo nodig te verwijderen uit de vergadering voor de rest van de vergadering.
c. Wanneer een lid tenminste drie vergaderingen, zonder nadere motivering niet bezocht heeft, kan de Adviesraad bij het College om ontbinding van het lidmaatschap vragen.
Artikel 18. Instelling van werkgroepen.
1. De Adviesraad kan besluiten tot het instellen van een werkgroep met een bepaald omschreven doel.
2. Een werkgroep kan bestaan uit leden van de Adviesraad en/of uit personen op grond van hun deskundigheid.
3. In elke werkgroep heeft minimaal één lid van de Adviesraad zitting.
4. Bij het instellen van een werkgroep worden tussen Adviesraad en werkgroep afspraken gemaakt over de periode waarbinnen de werkgroep zijn taak zal uitvoeren en over de ter beschikking te stellen middelen.
Artikel 19. Werving en selectie van leden.
1. De Adviesraad werft nieuwe leden voor de Adviesraad door:
a. Het verspreiden van een oproep voor kandidaten via de diverse communicatiekanalen.
b. Het benaderen van geschikte kandidaten met het verzoek zich als kandidaat beschikbaar te stellen.
c. Verder alle middelen, die een zo breed mogelijke werving mogelijk maken.
Daarbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met zowel de achtergrond en ervaring van de kandidaat, als de kennis en ervaring op het gebied van het sociaal domein binnen de Adviesraad.
2. Een commissie uit de Adviesraad voert een gesprek met de kandidaten om de geschiktheid te beoordelen. Bij de keuze van de kandidaat wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met deskundigheid van de terreinen, welke het Sociaal Domein omvat.
3. De commissie doet een voordracht tot benoeming aan de Adviesraad, welke de definitieve voordracht voor de kandidaat bepaalt.
4. De geselecteerde kandidaat wordt gevraagd in te stemmen met een voordracht.
5. De geselecteerde kandidaat wordt vervolgens voor benoeming voorgedragen aan het college van Burgemeester en Wethouders.
6. Na twee jaar kan een eerder afgetreden lid opnieuw solliciteren.
7. De benoeming eindigt in ieder geval bij het einde van het lidmaatschap van de Adviesraad.
8. Wanneer een lid tussentijds om moverende redenen aftreedt kan opnieuw gesolliciteerd worden ook binnen de periode van twee jaar. (Hierbij kan gedacht worden aan huiselijk omstandigheden of drukke werkzaamheden waarbij het lidmaatschap tijdelijk moet worden neergelegd.)
9. In alle gevallen kan een uitzondering worden gemaakt als dit duidelijk gemotiveerd kan worden en de Adviesraad akkoord gaat met de uitzondering.
Artikel 20. Vertrouwelijkheid.
De leden van de Adviesraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle aangelegenheden, die zij in hun hoedanigheid vernemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen. Dit conform het privacyreglement welke te vinden is op de website.
Artikel 21. Slotbepaling.
1. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Dagelijks Bestuur.
2. Een afschrift van het reglement wordt aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Goeree-Overflakkee ter kennisgeving aangeboden.
3. Bij wijziging van de Verordening zal de Adviesraad het Huishoudelijk Reglement aanpassen.
